Skip to main content

Specifiek maken van de uitvraag 

In stap 2 maakt de initiatiefnemer de informatiebehoefte (proces, inhoud en context) specifiek voor het project. Pas als deze informatiebehoefte compleet is, kun je de opdrachtnemers gaan selecteren. Het gebeurt regelmatig dat er een selectie plaatsvindt, vaak op basis van goed vertrouwen, terwijl de definitieve uitvraag nog niet volledig is. Indien later blijkt dat één van de geselecteerde partijen niet kan voldoen aan de vraag, gaat dat zeker vertragend en kostenverhogend werken. Zorg daarom dat de informatiebehoefte-omschrijving compleet is en tenminste de volgende aspecten bevat:
• Welke informatie moet er worden geproduceerd, gepresenteerd en overgedragen?
• Wanneer moet dat gebeuren?
• Hoe moet dat gebeuren?
• Wie moet dat doen?
• Wat is de ruimtelijke context van waar het ontwerp gerealiseerd moet gaan worden?

Een groot deel van die informatie heb je al voorbereid in stap 1 met het maken van BIM-protocol en ILS. Wat je nu moet doen is de informatievraag specifiek maken, afgestemd op het project en alle analyses en simulaties die je van plan bent te gaan doen. Door een BIM-procesplanning te maken kan je de ‘milestones’ voor dataoverdracht vastleggen en daar de informatiebehoefte aan verbinden. Deze planning zal de potentiële opdrachtgevers helpen bij het inschatten van de werkzaamheden die van hun verwacht worden. Houd ook rekening met de tijd die je als initiatiefnemer nodig hebt om de validaties van de aangeboden informatie uit te voeren. In stap 4 wordt de planning pas definitief, als er een gezamenlijk gedagen plan van aanpak aan de initiatiefnemer wordt gepresenteerd.

De cijfers onder de planning zijn de zogenaamde milestones of datadrops. Het zijn de momenten waarop een projectfase wordt afgerond of een moment waarbij specifieke informatie nodig is of waarbij het model aan bepaalde eisen moet voldoen om bijvoorbeeld
om een simulatie uit te voeren. Met een datadrop levert de opdrachtnemer de afgesproken informatie of BIM-model op aan de initiatiefnemer. Pas na goedkeuring van deze informatie zal de initiatiefnemer opdracht geven om door te gaan met de volgende fase.

In het proces onderscheiden we eigenlijk drie verschillende periodes; ontwerp, bouwvoorbereiding/realisatie en exploitatie. In principe zijn er in al deze verschillende perioden ook verschillende partijen verantwoordelijk voor de eisen die de initiatiefnemer stelt. De initiatiefnemer zal voor iedere periode dan ook andere afspraken willen maken met zijn opdrachtnemer. Voor één project kan het zijn dat er verschillende varianten worden gemaakt van de Informatie Levering Specificatie. Kun je dat dan niet één document aanbieden dat door verschillende partijen wordt gebruikt? Het probleem is dat er dan vaak een heel omvangrijk document ontstaat met veel informatie die niet voor iedereen relevant is. Uit de praktijk is gebleken dat dit soort omvangrijke documenten veel weerstand oproepen en daarom niet altijd helemaal gelezen of begrepen worden. Het hangt natuurlijk van het soort opgave af hoe omvangrijk de documenten worden, dus is het uiteindelijk een persoonlijke keuze van de initiatiefnemer. Zorg ervoor dat je in de contracten met alle opdrachtnemers het werken met BIM-modellen volgens het omschreven proces zoals je het hebt gedocumenteerd vastlegt.

Bestaande bouwkundige tekeningen/modellen verzamelen Om de opdrachtnemers inzicht te geven in de ruimtelijke context van de opgave wordt zoveel mogelijk informatie over de locatie, de bestaande situatie met de eventuele ondergrondse kabels en leidingen en de eventuele bestaande gebouwen verzameld. Als de aard van de opgave daarom vraagt, kun je als initiatiefnemer een 3D pointcloud van de omgeving laten maken om beter inzicht te krijgen in de omgeving. Zeker wanneer er hoogteverschil is of er
zich bestaande kunstwerken in de omgeving bevinden. De informatie die het ontwerpteam nodig heeft wordt in datadrop 0 geleverd, de informatie die voor het uitvoeringsteam relevant is komt in datadrop 3 en/of 4 beschikbaar.

Betrouwbare informatie, meten is weten

De kwaliteit van de informatie is mede bepalend voor de prijsvorming bij de selectie van de aannemer. Hoe betrouwbaarder de modellen en de integrale afstemming, hoe beter de risico’s van het project kunnen worden ingeschat. Een ingecalculeerd risico kan beter worden afgeprijsd dan een risico waarover te weinig informatie beschikbaar is. Vergelijk het met het overvaren van de Waddenzee. Het overzeilen is zonder goede informatie een risicovolle onderneming. Met een kaart van gebied weet je waar het ondiep is en waar het gevaar van vastlopen groot is. Wanneer je dan ook nog een getijdentabel hebt, is er eigenlijk helemaal geen risico meer. Het draait allemaal om informatie. Hoe betrouwbaarder deze is, hoe beter de risico’s zijn in te schatten.

Informatievalidatie methode vastleggen

De kwaliteit van informatie en de BIM-modellen wordt vastgelegd bin de ILS. Aan het einde van iedere fase, bij iedere datadrop, worden de modellen door de opdrachtnemers (opleverteams) aangeboden aan de initiatiefnemer. De modellen worden eerst door de teams gevalideerd op de gevraagde kwaliteit, maar als initiatiefnemer wil je ook controleren of de kwaliteit van de aangeboden BIM-modellen overeenkomt met de initiële vraag. Er zijn verschillende soorten software waarmee de modellen kunnen worden gecontroleerd op geometrie en op ingevulde objecteigenschappen. De keuze voor deze software is aan de opdrachtnemers, echter de rapportages die bij iedere model controle worden gemaakt dienen met de initiatiefnemer en de overige opleveringsteams te worden gedeeld.

Voor het uitwisselen van de gevonden ‘issues’ is een issuemanagement platform ontwikkeld waarmee alle projectpartners toegang tot hebben tot de gevonden ‘issues’ en daar commentaar op kunnen geven. De uitwisseling van issues gebeurt door middel van BIMcollab. Zo krijgt het gehele projectteam inzicht op de kwaliteit van de huidige status van het ontwerp en de BIM-modellen en kun je als initiatiefnemer meekijken in de ontwikkeling van de BIM-modellen en alles wat nog ontbreekt. Aan de hand van de bevindingen kan je uiteindelijk bepalen of je zelf ook nog een extra modelvalidatie wil doen. Het hoort bij de taken van de initiatiefnemer om ten behoeve van het issuemanagement een communicatieplatform aan te schaffen en te beheren en het is aan de opdrachtnemers om de issuemanagement software voor eigen gebruik aan te schaffen. Bedenk dus hoe je als initiatiefnemer de BIM-modellen van de opleverteams wilt gaan valideren. Het is de taak van de opdrachtnemer als voorzitter van het opleverteam om de informatie van de taakgroepen gevalideerd aan te bieden. Maar wil je als initiatiefnemer deze validatie ook zelf doen in eigen regie of beoordeel je alleen de rapportage van de opleverteams? Beide is mogelijk, maar zorg er bij aanvang van het project wel voor dat bekend is hoe en wanneer je gaat valideren, wat de acceptatiecriteria zijn van de validatie en wat de consequenties zijn indien er een model wordt afgekeurd.